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既卒が企業にメールを書くときの注意点とメール文テンプレート

パソコンからメール送信

作成

既卒者の就活で企業に問い合わせをしたい時など、どの様なメールの書き方をすればよいのでしょうか。

注意すべきポイントの解説とメールとして使えるテンプレートをご紹介します。


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基本のメールルール

メールの基本的な書き方のルールは、既卒であっても新卒の場合とほとんど変わりません。

ちなみに、入社して社会人となっても使えるビジネスマナーですので、就職活動の機会にしっかりと身につけましょう。

メール件名

長すぎず、明確で分かりやすいタイトルを付けましょう。

良くない例は「はじめまして」「質問があります」など、意味がない言葉や、動詞になっているスタイルです。

「資料送付のお願い」「・・・につきまして」「・・・の件」「・・・に関しまして」のような用件が一目で伝わる形がわかりやすく、一般的です。

宛先

「株式会社〇〇 人事部 ××様」のように部署名と名前を入れます。

名前を間違えると失礼になりますので、注意深く入力しましょう。

例えば、高橋様の「高」の字は、口ではなくはしごを使う人もいます。斎藤様と齋藤も間違えやすいので気を付けましょう。

担当者名が分からない時は、名前の部分を「ご担当者様」にすることもできます。

具体的な名前がなく、会社や部署宛にしたい場合は、「様」ではなく「御中」をつかいます。

書き出し

まず、自分の名前を名乗り、決まり文句のあいさつ文を続けます。例えば

今年の3月に△△大学××学部を卒業いたしました〇〇と申します。
初めてメールをさせていただきます。

既卒者の中でも卒業から数年たっている場合は、ややこしくなるので大学名を入れずに名前だけとするか、卒業時期には触れずに「△△大学××学部を卒業いたしました〇〇と申します。」とする方法もあります。

本文

一文が長くなりすぎないようにし、適宜改行を入れたり、段落をつけたりして読みやすくなるように心がけましょう。

最後は、「お手数をおかけしてすみませんが、よろしくお願い申し上げます。」などの締めの言葉を入れましょう。

署名

メール文の一番最後には、罫線などでデザインをした署名を入れましょう。

凝ったデザインにする必要はなく、千で区切りがついているシンプルなものがビジネス向けとして適しています。

署名には、基本的には、名前、大学名、メールアドレス、電話番号を入れます。

既卒用企業問合せメールテンプレート

以上を踏まえて、既卒者が企業に説明会の予約メールを送る場合のテンプレートを作成しました。

株式会社〇〇 人事部 ××様

今年の3月に△△大学××学部を卒業いたしました〇〇と申します。
初めてメールをさせていただきます。
現在就職活動をしております。

つきましては、〇月〇日に開催予定の「就職説明会」に
参加をさせていただきたくメールいたしました。

お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願い申し上げます。

———————–
山田 太郎
△△大学××学部卒

メール aaa@a.a.com
電話 090-1234-5678
———————–

送信前の注意点

自分で書いてみたメールに自信がない時は、自分から自分宛てに作成したメールを送信してみましょう。

受信ボックスに届くことで、客観的にメール文を見直すことができますので、分かりにくい点やおかしなところがないかチェックできます。


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