既卒が企業に電話をするときの注意点
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既卒の就活で企業に電話をする時に、大学名を名乗った方が良いのか迷うケースがあるでしょう。
電話は言葉だけのコミュニケーションになるので、難易度が高く、既卒という少々複雑な状況を的確に伝えられないとマイナスイメージにつながる心配がありますので、気を付けたいところですね。
そこで、既卒者が就職活動で企業に電話を掛ける時の注意点をまとめました。
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電話を掛ける前の準備
電話を掛けることは、思いのほか緊張するものです。また、相手の時間を遮って時間を割いてもらう事なので、なるべく端的に用件を伝えることも大切です。
そこで、伝えたい内容を箇条書きにして紙に書いてみることをおすすめします。
例えば、説明会について確認したいのであれば、
- 開催場所
- 時間
- 出席の旨伝える
等とメモをして、そのメモを見ながら電話を掛けましょう。
もちろん、メモがあれば、言われたことをすぐに書き留めることもできますので、その意味でも、メモとペンを用意して電話をすることは必須です。
また、電話を掛けることに慣れていない場合や、自信がない時は、一人でシミュレーションをしてみるとよいです。
「お忙しいところすみません」などの、独特の言い回しは、普段の話し言葉では使う事がないので、慣れていないとぎこちなくなったり、噛んだりしてしまいます。
電話での言葉遣いは「慣れ」なので、回数を重ねれば誰でもできます。呪文を唱えるように、何十回か声に出してみれば、スムーズに言えるようになります。
自分が誰であるのかはっきりと伝える
企業には様々な人から電話がかかってきます。
お客様、取引先、営業電話などなど・・・
採用活動に関係のない部署の人が電話に出る可能性もありますので、名前しか名乗らないと不審がられて冷たい対応をされることもあります。
新卒であれば、「△△大学の〇〇と申します。」と伝えると、就職活動をしている人だなと察してくれることも多いですが、広告代理店などの場合、取引先が〇〇大学だったりしますので、お客様と間違われる可能性も無きにしも非ずです。
状況に応じて、「就職活動をしております△△大学の〇〇と申します。」と言うと完璧でしょう。
既卒の場合は、「就職活動をしております〇〇と申します。」という言い方があります。
また、すでにエントリー済みであったり、説明会に参加した後であれば、「採用試験に応募しました〇〇と申します。」や「先日の就職説明会に参加いたしました〇〇と申します。」という言い方もあります。
担当者が不在だった場合
「××部の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか？」といったところ、席を外しておりますとか、外出していますと言われた場合、用件を伝えて、戻りの時間をたずねましょう。
「説明会について質問があるのですが、何時ごろお戻りでしょうか？」と、用件を伝えれば、分かる人がいた場合に、代わりに対応してもらえます。
戻りの時間が分かったら、「ありがとうございます。それでは、〇時頃に改めてお電話いたします。」と伝えれば大丈夫です。
電話の声は聴きとりにくい
私が採用活動をしていた時の経験上、就職活動をしている人からの電話は携帯電話からの通話が多いです。
屋外や公共的な場所など騒がしいところからのかけている様子がうかがえることも多かったように思います。
電波が悪かったりガヤガヤしているとそれだけですごく印象が悪いので、電話を掛ける場所選びはすごく重要です。
また、携帯電話は形状的に音が聞き取りにくいので、はっきりと伝わりやすい声で話すことに気を付けましょう。
分かりやすいように伝えようと意識的にしているかどうかは相手に伝わるものです。
電話は高度なコミュニケーション力を必要としますので、気持ちよい電話応対ができると印象はとてもよくなります。
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